Les réunions d’équipe n’ont pas toujours bonne réputation au sein des entreprises. Effectivement, elles sont souvent jugées comme étant trop nombreuses et pas assez productives.
Ainsi, il en ressort que ces rendez-vous s’apparentent à une perte de temps.
Pourtant, bien menés, ils peuvent être des outils de management redoutables.
Dans cet article, nous vous en disons plus sur les objectifs et les différents types de réunion d’équipe.
Nous vous présentons ensuite des astuces pour dynamiser les vôtres.
Quels sont les objectifs d’une réunion d’équipe ?
La réunion d’équipe est un outil de gestion qui peut se montrer particulièrement efficace pour les dirigeants. Lorsqu’elle est bien préparée et proposée aux bons interlocuteurs, elle peut mener à la prise de décisions importantes, ainsi qu’à un travail d’équipe optimal entre la direction et les collaborateurs.
Qu’elle soit en présentiel ou organisée à distance, elle fait office de lieu de rencontre professionnelle, indispensable pour créer du lien au cœur d’une société. Toutefois, il ne s’agit pas du seul objectif qu’elle peut remplir. Au contraire, ils sont divers et variés :
- Faciliter la prise de décisions collectives ;
- Accélérer la mise sur le marché d’un produit ou d’un service ;
- Renforcer la culture organisationnelle de l’entreprise ;
- Encourager l’innovation, l’agilité et la créativité ;
- Favoriser l’engagement et le travail d’équipe.
Quels sont les différents types de réunion d’équipe ?
En raison de la multitude d’objectifs que peuvent avoir les réunions d’équipe, il existe plusieurs types de rendez-vous professionnels. Ils peuvent ainsi être formels, semi-formels ou informels. Au sein de ces groupes, nous pouvons identifier quatre sous-catégories :
- Réunion de prise de décision : La réunion de prise de décision est essentielle pour mener à bien un projet en cours. Elle contribue notamment à la bonne collaboration entre les différents intervenants ;
- Réunion de résolution de problème : Elle permet aux dirigeants et managers de rassembler plusieurs salariés, dans l’objectif de trouver des solutions à des problématiques ou défis rencontrés ;
- Réunion de planification : Elle a pour but d’établir une feuille de route des tâches à accomplir et des ressources à prévoir pour réussir un projet. Elle est particulièrement plébiscitée par les chefs de projet ;
- Réunion de réflexion et d’amélioration : Elle peut être organisée au niveau d’une équipe, d’un service ou de l’entreprise, et a pour vocation de définir des axes de progression sur des sujets prédéfinis.
Quelles astuces suivre pour animer efficacement une réunion d’équipe ?
Pour dynamiser vos réunions d’équipe, il existe des astuces qui peuvent facilement être mises en place, quelle que soit la taille de l’entreprise. Ci-dessous, nous vous en présentons cinq majeures.
Utiliser la méthode Pecha Kucha
La méthode Pecha Kucha, dont le terme signifie bavardage en japonais, consiste à présenter une idée, un projet ou encore un produit en respectant une durée de 6 minutes 40 secondes. En la proposant dans les réunions d’équipe, cela impose aux collaborateurs d’aller à l’essentiel, tout en faisant le maximum pour retenir l’attention des participants.
Cette pratique est intéressante pour réduire drastiquement le temps de présence à une réunion. Pour autant, les rendez-vous ne perdent pas en efficacité et en pertinence. De plus, plusieurs sujets peuvent être abordés dans un laps de temps précis, pouvant ainsi contribuer à diminuer le nombre de rencontres par mois.
Effectuer une réunion en restant debout
Également connue sous le nom de stand-up meeting, la réunion où les participants restent debout est une alternative efficace pour motiver le personnel. En effet, il est plus difficile pour les salariés de consulter leur téléphone, de s’occuper de leurs mails en attente ou encore de rêvasser sans être remarqués.
De même, en restant debout, l’ambiance est davantage tournée vers la brièveté et le gain de temps. Comme avec la méthode Pecha Kucha, cette pratique permet de lutter contre l’inefficacité des discours trop longs et des démonstrations monotones.
Proposer des activités ludiques
Susciter l’intérêt des salariés lors d’une réunion peut être difficile, notamment quand ils sont confrontés à un énième document PowerPoint. Pour y remédier, vous avez la possibilité d’avoir recours à des activités ludiques.
Il peut notamment s’agir d’ateliers de team-building, de jeux de rôles ou encore de rencontres autour d’un petit-déjeuner.
L’introduction du jeu et de la convivialité dans le monde professionnel contribue fortement à améliorer la motivation, l’implication et la productivité des participants à la réunion. Cela encourage aussi l’interaction sociale et la collaboration, devenant ainsi un outil important pour développer l’esprit d’équipe et la cohésion de groupe.
Pour renforcer encore les effets positifs, vous pouvez prévoir des récompenses pour les vainqueurs des différents jeux.
Réserver un lieu original
Organiser des réunions dans la même salle chaque semaine peut avoir une incidence négative sur l’engagement des collaborateurs et leur sens de la créativité. Pour briser cette routine et retrouver un certain dynamisme dans les échanges, il est possible de délocaliser le rendez-vous dans un lieu inédit.
Plusieurs solutions sont alors envisageables. Par exemple, vous pouvez convier vos collègues à un pique-nique dans un parc ou à un goûter dans un salon de thé.
Si vous ne souhaitez pas empiéter sur les pauses réglementaires de votre équipe, des bâtiments ouverts au public peuvent aussi accueillir des professionnels. C’est le cas, entre autres, des salles de séminaire des hôtels, des monuments historiques, des terrasses sur les toits ou encore des péniches en dehors des heures officielles de visites.
Avoir recours à des outils de présentation inédits
Les diapositives sont un support plébiscité pour animer une réunion. Si elles permettent d’illustrer les propos de l’intervenant, elles manquent bien souvent d’originalité pour capter l’attention de l’auditoire. Grâce aux nouvelles technologies, de nombreux outils sont désormais faciles à prendre en main pour dynamiser les discours.
Vous pouvez notamment préparer une présentation interactive à laquelle participent vos collaborateurs, à l’aide de leur tablette ou de leur smartphone. Des applications, des vidéos ou encore des quiz sont également des solutions à envisager pour inciter vos interlocuteurs à s’engager dans votre démonstration.
Enfin, en vous équipant d’un logiciel de gestion de réunion, vous pouvez automatiser le partage du compte-rendu. Il s’agit d’une fonctionnalité importante pour assurer le suivi des problématiques abordées pendant la réunion.
