Avec le développement aussi soudain que massif du télétravail, les entreprises ont été confrontées à une nouvelle problématique : une baisse de l’occupation de leurs bureaux par leurs collaborateurs.
Dans le but de s’adapter à ce changement mais aussi pour être plus flexibles, de plus en plus d’organisation plébiscitent l’aménagement en flex office (appelé aussi desk sharing).
Chez Isospace, nous mettons en place chaque mois des configurations d’espaces de travail de ce type et on souhaitait vous partager notre expérience.
Dans cet article, nos experts vous en disent plus sur la définition concrète du flex office, en abordant ses avantages et ses inconvénients.
En quoi consiste le flex office ?
Traditionnellement, les bureaux, qu’ils soient fermés ou en open space, sont attribués à des travailleurs en particulier.
Le flex office, quant à lui, est un mode d’organisation des espaces de travail. Les emplacements y sont répartis selon les usages.
De ce fait, ils sont accessibles à tous et ne font plus l’objet d’une personnalisation.
Au cours de la journée, les employés peuvent alors naviguer dans diverses zones de l’entreprise, choisissant celle qui correspond le mieux à la tâche qu’ils doivent accomplir ou à leur façon de travailler.
Comme dans un espace de coworking, les postes de travail ne sont donc pas attribués. On appelle cela le hot desking.
Pour que l’organisation en flex office soit optimale, quelques aménagements et choix stratégiques doivent être opérés.
Par exemple, les ordinateurs portables primeront sur les ordinateurs fixes, facilitant ainsi les changements de lieu. De même, la connexion WiFi à très haut débit devra être généralisée.
Enfin, il est intéressant de proposer aux employés des espaces de travail aux styles et aux fonctions bien distincts.
L’entreprise peut alors abriter, entre autres, des salons de travail confortables, des salles de réunions connectées, des bureaux individuels ou encore des zones de détente privilégiant les échanges conviviaux.
Au-delà de s’intéresser à l’agencement d’une surface, le flex office concerne également le management des équipes.
Il s’agit d’offrir davantage d’autonomie et de liberté aux salariés, en leur donnant la possibilité de travailler dans les conditions qui leur conviennent le mieux. Cette organisation a alors un impact positif sur le bien-être, l’engagement et la productivité du personnel.
Quels sont les avantages du flex office ?
Comme tous types d’organisation, le flex office présente des avantages et des inconvénients.
Ci-dessous, nous vous proposons de faire le point sur les quatre points forts principaux de cette nouvelle tendance.
Faire des économies
En mettant en place le flex office au sein de vos bureaux, vous pouvez faire des économies non négligeables. Cela est possible grâce au gain de place qu’il engendre, puisque vous n’avez pas l’obligation d’attribuer un bureau personnel à chacun de vos salariés.
De plus, cette organisation encourage grandement le télétravail, ce qui réduit encore le nombre de personnes présentes en même temps dans vos locaux. De ce fait, vous pouvez opter pour une surface plus petite et diminuer les coûts liés à l’immobilier.
L’entreprise est donc plus flexible.
Réduire l’impact environnemental de l’entreprise
Le flex office joue un rôle également dans la protection de l’environnement. Le recours à des ordinateurs portables, par exemple, permet de réduire votre consommation d’électricité par rapport à des ordinateurs fixes.
Moins d’espace est aussi synonyme d’une baisse des besoins en termes de chauffage, de climatisation et d’éclairage.
Les ressources nécessaires pour équiper les locaux sont, quant à elles, moins nombreuses. Enfin, le recours au télétravail permet de réduire significativement les trajets individuels des salariés.
Améliorer l’environnement de travail
La création de salles de travail confortables, incitant aux échanges informels et à la décontraction, joue un rôle important dans l’amélioration des conditions de travail des employés.
Le fait que les espaces soient aussi adaptés aux besoins des salariés augmente significativement leur engagement, puis leur productivité.
En d’autres termes, le flex office permet l’instauration d’un cadre de travail agréable et stimulant.
Favoriser les échanges entre collègues
Le décloisonnement des activités donne la possibilité aux équipes de différents services de se rencontrer et d’échanger au quotidien.
Si cette démarche a un impact positif sur les relations humaines qui se tissent au sein de l’entreprise, elle contribue également à l’émergence d’idées innovantes pour la société et une amélioration de la créativité des salariés.
Effectivement, les connaissances sont mutualisées, donnant l’opportunité à chacun d’émettre son opinion sur des projets en cours.
De même, il existe une meilleure communication entre les salariés et leur hiérarchie, les barrières invisibles caractérisées par les cloisons de bureau ayant été supprimées.
Quels sont les inconvénients du flex office ?
Malgré les multiples avantages que nous pouvons attribuer au flex office, ce dernier comporte aussi quelques inconvénients. Ces points faibles impactent autant les dirigeants d’entreprise que leurs salariés. Nous vous en disons plus ci-dessous.
Un management parfois compliqué
Pour les dirigeants d’entreprise qui apprécient de garder un œil sur leurs salariés, le flex office n’est pas toujours évident à mettre en place. Effectivement, il requiert de savoir prendre du recul et de lâcher du lest.
Pour optimiser les résultats de cette organisation, ils doivent alors apprendre à faire confiance en leurs équipes et mettre à leur disposition des outils performants pour assurer le suivi des projets.
De même, un bon système de communication interne est essentiel, afin que chacun puisse trouver les réponses à ses questions.
La nécessité d’être bien organisé
Les employés, comme les supérieurs hiérarchiques, doivent être dotés d’un bon sens de l’organisation pour apprécier les avantages du flex office. En n’ayant plus de bureaux attitrés, ils n’ont plus la possibilité de laisser traîner leurs dossiers et affaires personnelles.
De même, si un travail d’équipe est nécessaire pour un projet, il convient de préparer en amont les rencontres de groupe, en fixant les heures et lieux de rendez-vous et de réunions. Dans le cas contraire, des membres peuvent être absents ou se présenter dans la mauvaise salle.
Une perte de repères
Un changement soudain d’organisation, sans consultation préalable, peut mener à une perte de repères. Avec le décloisonnement des bureaux, certains collègues qui appréciaient travailler ensemble peuvent rencontrer des difficultés à se retrouver en même temps dans le même espace.
De plus, une trop grande liberté peut parfois effrayer, impactant ainsi négativement le bien-être et la productivité des équipes.
L’apparition de tensions entre collègues
Il se peut que certains employés ne respectent pas les règles du flex office, en s’attribuant des espaces collectifs ou en détournant l’usage premier des zones prédéfinies.
Ces comportements, sur le long terme, peuvent générer des tensions entre des collègues et réduire à néant les avantages que suppose cette organisation.
Comment mettre en place un projet de flex office ?
Une réorganisation de son environnement de travail est un projet qui se prévoit sur 9 à 12 mois minimum. Ce dernier comporte en effet quelques étapes indispensables à prendre en compte et des points de passage à mettre en place.
Identifier les besoins de l’entreprise et des collaborateurs
L’adoption d’un environnement de travail flex office représente une transformation majeure pour toute entreprise.
Cette transition, pour être réussie, doit débuter par une étape cruciale : l’identification précise des besoins de l’entreprise et de ses collaborateurs.
Cette phase initiale est fondamentale, car elle détermine non seulement la viabilité du projet mais aussi son efficacité et son acceptation par l’ensemble des acteurs concernés.
Comprendre les Objectifs de l’Entreprise
La première étape consiste à déterminer les objectifs de l’entreprise en passant au flex office.
Les raisons peuvent varier : économie d’espace et réduction des coûts, amélioration de la collaboration et de la communication, augmentation de la satisfaction et de la rétention des employés, ou encore encouragement de l’innovation.
Comprendre ces objectifs permettra de concevoir un espace qui les soutient spécifiquement.
Analyse des postes de travail
Il est essentiel d’analyser les différentes activités de travail au sein de l’entreprise pour concevoir un environnement de travail flexible répondant à tous les besoins.
Cela implique d’identifier les tâches qui nécessitent concentration et isolation, celles qui bénéficient de la collaboration et de l’interaction, ainsi que les besoins en termes de réunions, de conférences téléphoniques et de travail en équipe.
Recueillir les avis des Collaborateurs
La réussite de la mise en place du flex office dépend en grande partie de l’adhésion des collaborateurs.
Il est donc crucial de les impliquer dès le début du processus. Cela peut se faire à travers des enquêtes, des entretiens ou des ateliers participatifs pour recueillir leurs avis, préférences, inquiétudes et suggestions.
Cette étape permet non seulement d’identifier les besoins spécifiques mais aussi de favoriser l’engagement des employés dans le projet.
Évaluation des besoins en technologie et en aménagement
Une transition vers le flex office nécessite souvent une mise à niveau de l’infrastructure technologique pour permettre le travail flexible et mobile.
Il convient d’évaluer les besoins en termes de connectivité, de matériel informatique, de solutions de travail à distance et de systèmes de réservation d’espaces.
De plus, l’aménagement des espaces doit être réfléchi pour offrir divers environnements de travail : zones de concentration, espaces de collaboration, salles de réunion, zones de détente, etc.
Définition des indicateurs de réussite
Enfin, il est important de définir des indicateurs de réussite pour évaluer l’efficacité du flex office.
Ces indicateurs peuvent inclure la satisfaction des employés, l’utilisation effective des espaces, l’amélioration de la productivité ou encore la réduction des coûts. Ils serviront de référence pour ajuster et améliorer continuellement l’environnement de travail.
Mettre en place l’aménagement avec un professionnel
Une fois les besoins de l’entreprise et des collaborateurs clairement identifiés, l’étape suivante consiste à matérialiser le concept de flex office à travers un aménagement réfléchi et fonctionnel.
Faire appel à un professionnel de l’aménagement de bureaux est crucial à ce stade pour transformer la vision en réalité, en créant un espace de travail qui non seulement répond aux besoins identifiés mais les anticipe également. Voici comment procéder.
Sélectionner le bon partenaire
La sélection d’un professionnel ou d’une entreprise spécialisée en aménagement de bureaux est la première étape.
Il est important de choisir un partenaire ayant de l’expérience dans la création d’espaces de travail flexibles et qui comprend la philosophie du flex office.
Demandez des références, étudiez leurs réalisations précédentes et assurez-vous qu’ils sont à l’écoute de vos besoins spécifiques.
Planification et Conception
En collaboration avec le professionnel choisi, commencez par définir un plan d’aménagement. Ce plan doit inclure la répartition des différents espaces de travail selon les activités identifiées : zones de concentration, espaces de collaboration, salles de réunion modulables, zones de détente, etc.
Il est essentiel de penser à la flexibilité et à l’évolutivité des espaces pour s’adapter aux changements futurs.
L’expert en aménagement pourra proposer des solutions innovantes pour optimiser l’espace et favoriser une circulation fluide. L’utilisation de mobiliers modulables et ergonomiques pensés pour le flex office, ainsi que de solutions acoustiques, jouera un rôle clé dans la réussite de l’aménagement.
Intégration technologique et contrôle d’accès
Le professionnel devra également accompagner l’entreprise dans l’intégration des technologies nécessaires au bon fonctionnement du flex office.
Cela inclut les systèmes de réservation des espaces de travail, le matériel informatique mobile, les solutions de connectivité et les outils de communication. Une attention particulière doit être accordée à la sécurité des données (avec notamment des contrôles d’accès) et à l’accessibilité.
Design et bien-être des collaborateurs
L’aménagement d’un espace de travail flex office ne se limite pas à l’aspect fonctionnel ; l’environnement de travail doit également être esthétiquement agréable et contribuer au bien-être des collaborateurs.
Le choix des couleurs, de l’éclairage, des matériaux et des éléments de décoration contribue à créer une atmosphère positive et stimulante.
Le professionnel pourra conseiller sur les meilleures pratiques en matière de design d’intérieur pour favoriser la créativité, la concentration et le confort.
Suivi et ajustements
Après la mise en place de l’aménagement, il est important de rester en contact avec le professionnel pour évaluer l’efficacité de l’espace et procéder aux ajustements nécessaires.
La flexibilité est au cœur du concept de flex office ; ainsi, l’espace doit pouvoir évoluer en fonction des retours des collaborateurs et des nouveaux besoins de l’entreprise.
Former les managers à ce type d’organisation
Les managers jouent un rôle crucial dans l’implémentation efficace et l’acceptation du Flex Office par les équipes. Voici comment procéder à leur formation.
Comprendre le rôle pivot des managers
Les managers sont les intermédiaires entre la vision stratégique de l’entreprise et sa mise en œuvre opérationnelle. Ils doivent non seulement adhérer au concept du Flex Office mais aussi en être les ambassadeurs auprès de leurs équipes.
Leur formation doit les préparer à gérer les défis liés à la flexibilité des espaces de travail, comme le maintien de la cohésion d’équipe, la communication efficace, et la surveillance de la productivité dans un environnement non traditionnel.
Développer des compétences en gestion à distance
Le Flex Office s’accompagne souvent d’une plus grande flexibilité en termes de travail à distance. Les managers doivent donc être formés aux meilleures pratiques de gestion à distance.
Cela inclut l’utilisation d’outils numériques pour communiquer et collaborer, la mise en place de routines d’équipe régulières (comme des réunions d’équipe virtuelles), et le développement de stratégies pour maintenir l’engagement et la motivation des collaborateurs à distance.
Favoriser la flexibilité et l’adaptabilité
La formation doit encourager les managers à adopter une mentalité de flexibilité et d’adaptabilité.
Cela signifie être ouvert aux changements et capable de gérer l’incertitude.
Les managers doivent apprendre à ajuster leurs styles de leadership pour répondre aux besoins individuels des membres de leur équipe et promouvoir une culture de travail basée sur la confiance et l’autonomie.
Renforcer les compétences en communication
Une communication efficace est essentielle dans un environnement Flex Office, où les interactions en face à face peuvent être moins fréquentes.
Les managers doivent être formés à communiquer clairement leurs attentes, à donner et recevoir des feedbacks constructifs, et à utiliser efficacement les canaux de communication numériques.
Ils doivent également être sensibilisés à l’importance de maintenir une communication régulière et ouverte avec et entre les membres de leur équipe.
Sensibiliser à la gestion du bien-être des collaborateurs
Le Flex Office peut représenter un défi pour le bien-être des collaborateurs, qui peuvent se sentir isolés ou déconnectés.
Les managers doivent être formés à reconnaître et à aborder ces problèmes.
Ils doivent être encouragés à créer un environnement de travail soutenant le bien-être mental et physique des employés, par exemple en promouvant un équilibre sain entre vie professionnelle et vie personnelle et en étant attentifs aux signes de surmenage ou de stress chez leurs collaborateurs.
Alors, devez-vous passer au flex office ?
Cela dépend avant tout de votre entreprise et de votre vision pour celle-ci.
On assiste de plus en plus au développement d’une organisation de travail hybride avec du flex office majoritaire dans les bureaux (certaines fonctions comme la comptabilité ou les ressources humaines sont exemptes de ce mode de fonctionnement), du télétravail ainsi que quelques jours passés dans des tiers lieux comme des espaces de coworking.
