Avec le développement aussi soudain que massif du télétravail, les entreprises ont été confrontées à une nouvelle problématique : une baisse de l’occupation de leurs bureaux par leurs collaborateurs.
Au-delà de vouloir réaménager les espaces avec du mobilier flex office, afin de répondre à de nouveaux besoins, les dirigeants doivent également se tourner vers un autre mode de management.
Dans cet article, nous vous en disons plus sur le flex office, en abordant ses avantages et ses inconvénients.
En quoi consiste le flex office ?
Traditionnellement, les bureaux, qu’ils soient fermés ou en open space, sont attribués à des travailleurs en particulier.
Le flex office, quant à lui, est un mode d’organisation des espaces de travail. Les emplacements y sont répartis selon les usages.
De ce fait, ils sont accessibles à tous et ne font plus l’objet d’une personnalisation. Au cours de la journée, les employés peuvent alors naviguer dans diverses zones de l’entreprise, choisissant celle qui correspond le mieux à la tâche qu’ils doivent accomplir ou à leur façon de travailler.
Comme dans un espace de coworking, les postes de travail ne sont donc pas attribués. On appelle cela le hot desking.
Pour que l’organisation en flex office soit optimale, quelques aménagements et choix stratégiques doivent être opérés.
Par exemple, les ordinateurs portables primeront sur les ordinateurs fixes, facilitant ainsi les changements de lieu. De même, la connexion WiFi à très haut débit devra être généralisée.
Enfin, il est intéressant de proposer aux employés des espaces de travail aux styles et aux fonctions bien distincts.
L’entreprise peut alors abriter, entre autres, des salons de travail confortables, des salles de réunions connectées, des bureaux individuels ou encore des zones de détente privilégiant les échanges conviviaux.
Au-delà de s’intéresser à l’agencement d’une surface, le flex office concerne également le management des équipes.
Il s’agit d’offrir davantage d’autonomie et de liberté aux salariés, en leur donnant la possibilité de travailler dans les conditions qui leur conviennent le mieux. Cette organisation a alors un impact positif sur le bien-être, l’engagement et la productivité du personnel.
Quels sont les avantages du flex office ?
Comme tous types d’organisation, le flex office présente des avantages et des inconvénients.
Ci-dessous, nous vous proposons de faire le point sur les quatre points forts principaux de cette nouvelle tendance.
Faire des économies
En mettant en place le flex office au sein de vos bureaux, vous pouvez faire des économies non négligeables. Cela est possible grâce au gain de place qu’il engendre, puisque vous n’avez pas l’obligation d’attribuer un bureau personnel à chacun de vos salariés.
De plus, cette organisation encourage grandement le télétravail, ce qui réduit encore le nombre de personnes présentes en même temps dans vos locaux. De ce fait, vous pouvez opter pour une surface plus petite et diminuer les coûts liés à l’immobilier.
L’entreprise est donc plus flexible.
Réduire l’impact environnemental de l’entreprise
Le flex office joue un rôle également dans la protection de l’environnement. Le recours à des ordinateurs portables, par exemple, permet de réduire votre consommation d’électricité par rapport à des ordinateurs fixes.
Moins d’espace est aussi synonyme d’une baisse des besoins en termes de chauffage, de climatisation et d’éclairage.
Les ressources nécessaires pour équiper les locaux sont, quant à elles, moins nombreuses. Enfin, le recours au télétravail permet de réduire significativement les trajets individuels des salariés.
Améliorer l’environnement de travail
La création de salles de travail confortables, incitant aux échanges informels et à la décontraction, joue un rôle important dans l’amélioration des conditions de travail des employés.
Le fait que les espaces soient aussi adaptés aux besoins des salariés augmente significativement leur engagement, puis leur productivité.
En d’autres termes, le flex office permet l’instauration d’un cadre de travail agréable et stimulant.
Favoriser les échanges entre collègues
Le décloisonnement des activités donne la possibilité aux équipes de différents services de se rencontrer et d’échanger au quotidien.
Si cette démarche a un impact positif sur les relations humaines qui se tissent au sein de l’entreprise, elle contribue également à l’émergence d’idées innovantes pour la société et une amélioration de la créativité des salariés.
Effectivement, les connaissances sont mutualisées, donnant l’opportunité à chacun d’émettre son opinion sur des projets en cours.
De même, il existe une meilleure communication entre les salariés et leur hiérarchie, les barrières invisibles caractérisées par les cloisons de bureau ayant été supprimées.
Quels sont les inconvénients du flex office ?
Malgré les multiples avantages que nous pouvons attribuer au flex office, ce dernier comporte aussi quelques inconvénients. Ces points faibles impactent autant les dirigeants d’entreprise que leurs salariés. Nous vous en disons plus ci-dessous.
Un management parfois compliqué
Pour les dirigeants d’entreprise qui apprécient de garder un œil sur leurs salariés, le flex office n’est pas toujours évident à mettre en place. Effectivement, il requiert de savoir prendre du recul et de lâcher du lest.
Pour optimiser les résultats de cette organisation, ils doivent alors apprendre à faire confiance en leurs équipes et mettre à leur disposition des outils performants pour assurer le suivi des projets.
De même, un bon système de communication interne est essentiel, afin que chacun puisse trouver les réponses à ses questions.
La nécessité d’être bien organisé
Les employés, comme les supérieurs hiérarchiques, doivent être dotés d’un bon sens de l’organisation pour apprécier les avantages du flex office. En n’ayant plus de bureaux attitrés, ils n’ont plus la possibilité de laisser traîner leurs dossiers et affaires personnelles.
De même, si un travail d’équipe est nécessaire pour un projet, il convient de préparer en amont les rencontres de groupe, en fixant les heures et lieux de rendez-vous et de réunions. Dans le cas contraire, des membres peuvent être absents ou se présenter dans la mauvaise salle.
Une perte de repères
Un changement soudain d’organisation, sans consultation préalable, peut mener à une perte de repères. Avec le décloisonnement des bureaux, certains collègues qui appréciaient travailler ensemble peuvent rencontrer des difficultés à se retrouver en même temps dans le même espace.
De plus, une trop grande liberté peut parfois effrayer, impactant ainsi négativement le bien-être et la productivité des équipes.
L’apparition de tensions entre collègues
Il se peut que certains employés ne respectent pas les règles du flex office, en s’attribuant des espaces collectifs ou en détournant l’usage premier des zones prédéfinies.
Ces comportements, sur le long terme, peuvent générer des tensions entre des collègues et réduire à néant les avantages que suppose cette organisation.
Alors, devez-vous passer au flex office ?
Cela dépend avant tout de votre entreprise et de votre vision pour celle-ci.
On assiste de plus en plus au développement d’une organisation de travail hybride avec du flex office majoritaire dans les bureaux (certaines fonctions comme la comptabilité ou les ressources humaines sont exemptes de ce mode de fonctionnement), du télétravail ainsi que quelques jours passés dans des tiers lieux comme des espaces de coworking.
