Vos locaux ne sont plus en adéquation avec votre culture d’entreprise ?

Votre entreprise est en forte croissance et ces derniers sont trop petits ?

Ou au contraire, vous avez de nouvelles méthodes de travail qui favorisent le télétravail et vous souhaitez avoir des locaux plus petit et moins coûteux ?

Quel que soit la raison, le déménagement d’une entreprise est une grande étape dans son évolution, qu’il faut bien préparer.

Dans cette article, l’équipe d’Isospace vous a détaillé les différentes étapes clés pour bien réussir le déménagement de son entreprise, que ce soit d’un point de vue technique ou humain.

Avant tout, il faut déjà vous poser quelques questions

Dans le cas où vous n’avais pas trouvé encore votre nouveau bureau : avez-vous définit la zone dans laquelle vous souhaiteriez être ?

Connaissez-vous la date à laquelle vous aimeriez démanger ?

Souhaitez-vous être accompagné ?

Quelle est la durée de votre préavis au sein de vos locaux ? Allez-vous garder votre mobilier actuel ?

Vos équipes sont-elles informées ?

1. Préparez votre déménagement en amont

Si vous avez déjà fait des visites et que vous avez trouvé votre coup de cœur, il est fortement recommandé d’effectuer un audit des lieux.

Pensez à vérifier l’état de vos nouveaux locaux. Pouvez-vous installer une climatisation de bureau ? Il y a-t-il beaucoup de branchements informatiques à prévoir ? La zone de votre future entreprise est-elle bien couverte par un haut ou très haut débit ? etc.

Avant de signer votre nouveau bail, renseignez-vous sur la durée de votre prévis. Est-il de 3 mois ou de 6 mois ? Une fois ces informations récoltées, poser votre préavis en temps et en heure. À la suite de la signature de votre nouveau bail, veillez à poser votre préavis en temps et en heure !

2. Prévoyez les travaux potentiels

Après avoir analyser votre future entreprise, vous pouvez déjà déterminer s’il y a des éventuels travaux à entreprendre.

Il y a-t-il de gros travaux de réaménagement ou faut-il uniquement rafraichir le local en donnant un coup de peinture ? Le mot d’ordre ici, c’est : l’anticipation !

Contactez des prestataires dès que vous avez une vision de ce que vous souhaitez entreprendre.

Cette étape est importante également car elle va vous permettre déjà d’établir un budget pour l’aménagement de vos bureaux. Si vous avez des conseils sur ce sujet, retrouver notre article ici : l’aménagement de vos bureaux : quel budget prévoir ?

3. Concevez un cahier des charges pour prévoir le déménagement de votre entreprise

Vous savez quel est le secret d’un déménagement réussi ? Établir son cahier de charge et bien le préparer ! Il va vous servir de support, afin de mener à bien votre déménagement. Vous pourrez lister et suivre toutes les étapes de votre projet pour ne rien laisser de côté.

Nous vous conseillons de prévoir un rétroplanning en listant des différentes tâches à effectuer, les différents prestataires à contacter.

Dans un deuxième temps dès que vous avez plus de visibilité, ajoutez-y le plan des prochains locaux et la répartition des espaces.

Afin de mener à bien votre déménagement, nous vous conseillons de vous faire accompagner par un professionnel pour qu’il vous fournisse des conseils.

Après un audit technique, il déterminera la stratégie à établir selon votre culture d’entreprise et vos besoins, de plus il pourra même vous donner des axes d’amélioration pour l’avenir.

4. Communiquez sur son déménagement

Informez vos équipes

Le déménagement de votre entreprise va forcément impacter les habitudes de vos salariés. Que ce soit au niveau du transport, certains ont déjà leur itinéraire bien définit pour se rendre chaque matin dans l’entreprise.

Donc vous risquez de ne pas arranger tous vos salariés ; mais à contrario, le déménagement va en arranger d’autres.

Pour informer et impliqué tous vos salariés, même si la situation risque de ne pas les convaincre dans un premier temps, vous devrez être transparent et les informer tout au long de l’avancement de votre déménagement.

Informez vos clients et prestataires

Vos clients et vos prestataires doivent également être prévenus en amont de votre déménagement d’entreprise, afin qu’ils n’aient pas de mauvaises surprises s’ils essayent de vous contacter.

N’hésitez pas à leur partager l’adresse de votre future entreprise quelques jours avant. Ce sera également l’occasion de créer un événement pour inaugurer vos nouveaux espaces et recréer du lien !

5. Impliquez vos équipes dans le déménagement de votre entreprise

Plus ils seront mis au courant assez tôt, plus ils pourront se préparer mentalement au déménagement de l’entreprise.

Ils pourront également se préparer au changement, en rangeant leurs affaires et sauvegarder leurs documents sur un cloud. N’hésitez pas à les impliquer dans ce projet pour que chaque salarié regroupe ses affaires dans un carton en inscrivant son nom.

Vous gagnerez du temps lors de l’aménagement et vous faciliterez le travail des déménageurs !

Il est important de partager des visuels ou des maquettes des nouveaux bureaux pour que vos salariés puissent s’y projeter et qu’ils ne soient pas perdus lors de l’arrivée dans les nouveaux locaux.

6. Changez votre adresse et mettez à jour vos documents

Eh oui ! Le déménagement de bureaux nécessite également d’effectuer des changements auprès de certains organismes et administrations.

Voici une liste de différents services que vous devrez contacter pour effectuer votre changement d’adresse : l’URSSAF, sécurité sociale, la caisse de retraite, le centre des impôts, la préfecture (notamment pour les cartes grises des véhicules de société), les assurances, EDF, etc…

À noter : qui dit changement d’adresse dit mise à jour de vos supports de communication ! Les cartes de visite, documents officiels, brochures, plaquettes commerciales, etc…

Tout doit être mis à jour. Pensez au virtuel ! L’adresse doit être remplacée sur votre site internet, les réseaux sociaux, dans les signatures de mails et sur toutes les pages où elle apparaît. 

7. Faites du tri et changez votre mobilier de bureau

D’abord triez :

Qui dit changement d’entreprise, dit renouveau !

Un changement de local peut être l’occasion de recréer des espaces professionnels qui vous correspondent, tout en faisant du tri.

Avec les années qui passent au sein de l’entreprise, vos salariés ont dû stocker des documents, des classeurs ou des objets qui sont désormais inutiles. C’est le moment de vous débarrasser de tous ces documents poussiéreux ! Bien sûr, assurez-vous bien d’en avoir des copies digitales.

Grâce à l’audit, vous saurez si vous vous débarrasserez de la totalité ou une partie des meubles. Si c’est le cas, ne les jetez pas, vous pouvez les proposer à vos salariés, les vendre, les donner à des associations ou les mettre sur des plateformes comme Geev.

Ensuite, achetez vos meubles :

Analysez vos besoins et choisissiez vos meubles en fonction. Gardez en tête que vos espaces doivent renvoyer l’image de votre marque, donc sélectionnez des meubles qui correspondent à votre ADN.

Néanmoins, n’hésitez pas à donner une touche de fraicheur pour dynamiser les espaces et motiver vos salariés. N’hésitez pas à consulter notre article pour savoir comment choisir son mobilier de bureau ?

8. C’est le grand jour !

C’est le jour J ! Vous voyez enfin le bout du tunnel. Après des mois de travail, vous déposez enfin vos cartons dans l’entreprise.

Nous vous conseillons d’organiser un déménagement pendant le week-end pour ne pas perturber l’activité de l’entreprise.

Normalement, vu que vos équipes auront étiqueté avec soin leur cartons les déménageurs n’auront pas de difficulté à déposer les cartons au bon endroit. Ce qui facilitera la tâche à vos salariés quand ils devront déballer leurs affaires.

Bien-sûr c’est sans surprise, vous aurez beau essayer de tout contrôler, il y aura toujours des imprévus. Pour faire face aux petits problèmes post-déménagement comme les problèmes de Wifi, de téléphone, ou d’ordinateur…

Nous vous conseillons d’ouvrir une cellule d’aide pour résoudre tous ces petits soucis, afin d’éviter les situations de stress et de résoudre les dysfonctionnements plus facilement.

Vous avez d’autres questions pour votre projet de déménagement d’entreprise ?

Si vous avez un projet de déménagement, vous pouvez faire une demande de devis en ligne gratuite !

Nous avons hâte de vous accompagner !