Qui aurait cru il y a quelques mois, que nous vivrions une crise sanitaire d’ampleur mondiale avec un confinement de la moitié de la population ? 

Que nos façons de consommer, de nous déplacer ou bien de collaborer (avec une augmentation massive du télétravail) se modifieraient drastiquement ? 

Comme pour les commerces, la façon d’aménager les bureaux va changer avec l’émergence de nouvelles règles d’hygiène, de positionnement dans l’espace et de comportements en entreprise.  

Dans cet article, Isospace, aménageur de bureaux, vous donne ses bonnes pratiques pour modifier votre aménagement de locaux professionnels dans le but d’accueillir en sécurité vos collaborateurs, partenaires, clients et fournisseurs. C’est parti !

Comment réagencer votre espace d’accueil et votre hall d’entrée ? 

L’accueil d’une entreprise est le lieu qui voit passer le plus de personnes extérieures à la société. C’est donc un espace stratégique pour lequel l’aménagement ne doit pas être pris à la légère. 

Avec la crise du Covid 19, les règles d’accueil des visiteurs vont devoir se modifier.  

Premièrement, il sera impératif de protéger vos personnels d’accueil avec par exemple la mise en place d’hygiaphones, ces écrans de protection en plexiglas, qui vont servir de barrière contre des éventuelles postillons.  

Deuxièmement, il va falloir organiser la distanciation sociale, dans cet espace entre les différents visiteurs. Pour organiser la queue à l’accueil, n’hésitez pas à installer un tapis de distanciation sociale, qui va indiquer aux personnes extérieures à votre société où ils doivent se positionner par rapport aux autres. 

Troisièmement, dès l’entrée, il peut être intéressant de placer des bornes sanitaires qui distribuent du gel hydroalcolique, mais aussi d’afficher des messages (sous forme d’affiches, stickers, panneaux) pour avertir des règles dans cet espace intérieur. 

Une borne de distribution de gel hydroalcoolique en métal

Quatrièmement, vous pourrez repenser la manière d’ouvrir la porte d’entrée avec l’installation d’ouvertures automatisées pour les portes

Le point important à respecter : « Signaler pour avertir »  

La nécessité de repenser les openspaces et les comportements en zones de travail partagées 

Les zones de travail sont aussi un lieu où sont présents la majorité des équipes, la majorité du temps.

Souvent optimisés pour installer le maximum de personnel, ces espaces vont devoir se transformer avec les règles de distanciation sociale. 

On va pouvoir intégrer ces bonnes pratiques : 

  • Laisser de l’espace entre les bureaux pour faciliter cette distanciation sociale  
  • Installer des écrans de protections sur les bureaux (souvent en plexiglas) 
  • Avoir son bureau rangé et totalement vidé (cleandesk) à la fin de la journée pour faciliter le nettoyage 
  • Retirer les poubelles individuelles et les remplacer par une poubelle par bench à ouverture électrique pour faciliter le nettoyage 
  • Limiter les surfaces avec lesquels on rentrerait en contact : un grand rangement ou mettre de côté le mobiliers et accessoires les moins utilisés 
  • Faciliter la ventilation et la circulation de l’air en revoyant les systèmes de ventilations, de filtration et de circulation de l’air 

Des solutions techniques pour les toilettes 

Les sanitaires de votre entreprise sont également des espaces particulièrement dangereux pour la propagation d’un virus.  

Plusieurs solutions techniques peuvent être intéressantes dans le but de minimiser les contacts physiques avec les installations. 

Voici quelques idées : 

  • Remplacer vos mitigeurs actuels par un système infra rouge : cela permettra de ne pas toucher les installations pour ouvrir et couper l’eau. 
  • Remplacer vos interrupteurs par de la détection de présence : pour éviter de toucher les interrupteurs mais aussi pour faire des économies sur votre facture d’électricité tout en préservant l’énergie. 
  • Mettre en place des poubelles à ouverture électrique  
  • Installer une solution pour ouvrir la porte avec le coude 

De nouvelles règles dans la cafétéria et les espaces de détente 

La cafétéria et les espaces de détente sont des lieux dans lesquels vos collaborateurs se réunissent très fréquemment.  

Là aussi, plusieurs solutions existent pour préserver la santé de tous : 

  • Remplacer vos interrupteurs par de la détection
  • Mettre des poubelles à ouverture électrique
  • Retirer du mobilier pour favoriser la distanciation dans les espaces de détente et réduire les points de contact : on va par exemple retirer une chaise sur deux d’une grande table
  • Des lingettes à disposition à côté de la machine à café
  • De nouvelles règles à mettre en place : limitation du nombre de personnes lors de la pause déjeuner via un affichage spécifique et une communication de la direction

Une utilisation différente des salles de réunion 

Les salles de réunion seront probablement moins utilisées dans les prochains mois car ce sont des espaces confinés. 

Pour tout de même pouvoir les utiliser, on pourra : 

  • Retirer des tables/ou assises pour limiter les points de contact et offrir plus d’espaces aux collaborateurs 
  • Privilégiez l’installation de système de vidéo conférence dans vos salles de réunions pour pouvoir échanger à distance avec vos partenaires, collaborateurs ou clients 

Le télétravail : le nouvel allié des entreprises 

Nous avons tous constaté ces dernières semaines que beaucoup d’entreprises du secteur tertiaire ont eu les capacités de mettre en place rapidement le télétravail.

Cette augmentation massive du télétravail devrait se poursuivre car ce mode de travail a fait des adeptes parmi les collaborateurs mais aussi parmi les entreprises. 

Au niveau de l’aménagement des bureaux, il va falloir prendre en compte ce nouvel élément en adaptant les espaces pour pouvoir lancer la visio dans de bonnes conditions. 

Besoin d’un accompagnement et d’une aide sur ces sujets ?

Les équipes Isospace sont mobilisées pour vous accompagner dans l’aménagement de vos locaux.